Ihre Kandidaten-Pipeline aufbauen.
Mit diesen Best Practices für überzeugende Nachrichten gelingt es Ihnen, Beziehungen zu potenziellen Kandidat:innen für bezahlte und ehrenamtliche Tätigkeiten aufzubauen und zu pflegen.
1. Was ist eine Kandidaten-Pipeline? ↓
2. Kandidat:innen für aktuelle und zukünftige Positionen finden ↓
3. Ihre Mitarbeiter:innen in den Aufbau Ihrer Pipeline einbeziehen ↓
4. Potenzielle Kandidat:innen kontaktieren ↓
5. Nachrichtenvorlagen erstellen ↓
6. Beziehungen zu früheren Kandidat:innen pflegen ↓
7. Kontakt zu potenziellen Kandidat:innen halten ↓
8. Ihre Kandidaten-Pipeline um potenzielle Kandidat:innen erweitern ↓
Was ist eine Kandidaten-Pipeline?
Eine Kandidaten-Pipeline ist eine strategische Ressource, die dazu dient, Beziehungen zu qualifizierten Fach- und Führungskräften aufzubauen und zu pflegen. Wenn Ihre gemeinnützige Organisation auf Personalsuche ist, können Sie so aus einem vorselektierten Kandidatenpool schöpfen. Die Vorteile liegen klar auf der Hand: Damit lassen sich wichtige Positionen schneller besetzen und besser geeignete Kandidat:innen für offene Stellen finden.
So bauen Sie eine Kandidaten-Pipeline für eine gemeinnützige Organisation auf:
• Suchen Sie nach Kandidat:innen, die aktuell oder in Zukunft als Mitarbeiter:innen oder Freiwillige infrage kommen, basierend auf Berufserfahrung, Ausbildung, Kenntnissen und Interessen.
• Sprechen Sie geeignete Personen mit Nachrichten an, die ihr Interesse wecken und Wirkung zeigen.
• Halten Sie Kontakt zu diesen Kandidat:innen, selbst wenn sie für aktuell zu besetzende Positionen nicht geeignet sind.
Kandidat:innen für aktuelle und zukünftige Positionen finden.
Um mit Ihrer Suche zu beginnen und Ihre Pipeline aufzubauen, erstellen Sie zunächst eine Liste der derzeit offenen Stellen − und zwar sowohl bezahlte als auch ehrenamtliche − die Sie häufig oder voraussichtlich bald besetzen müssen. Konzentrieren Sie sich dabei auf Stellen, für die es schwierig ist, geeignete Kandidat:innen zu finden, wie z. B. Führungspositionen oder solche, die spezielle Kenntnisse erfordern.
Erstellen Sie anschließend ein ideales Kandidatenprofil für jede Position − mit allen Qualifikationen, die es dafür braucht. Dazu gehören auch die Art und Dauer der Berufserfahrung, Kenntnisse, Bildungshintergrund und mehr.
Nachdem Sie Ihre Profile für die idealen Kandidat:innen erstellt haben, nutzen Sie die erweiterten Suchfunktionen von LinkedIn, um potenzielle Mitarbeiter:innen oder Freiwillige zu finden.
Best Practices für die Personalgewinnung
• Geben Sie einfache boolesche Zeichenfolgen zusammen mit Ihren Keywords ein und nutzen Sie AND, OR, NOT, Anführungszeichen und Klammern, um Ihre Suche zu verfeinern.
• Orientieren Sie sich an anderen Stellenanzeigen, um häufig verwendete Keywords zu finden, mit denen Sie schneller ans Ziel kommen.
• Grenzen Sie Ihre Suchergebnisse mit Filtern ein.
• Verfolgen Sie einen kompetenzorientierten Ansatz, um Ihren Pool potenzieller Bewerber:innen zu vergrößern.
• Wenn Sie Freiwillige suchen, achten Sie besonders auf Mitglieder, die „Offen für ehrenamtliche Tätigkeiten“ sind.
• Investieren Sie in LinkedIn Recruiter, um erweiterte Suchfilter zu nutzen und Suchkriterien für später zu speichern.
Ihre Mitarbeiter:innen in den Aufbau Ihrer Pipeline einbeziehen.
Die praktischen Erfahrungen und Kenntnisse aus erster Hand, die Ihr Team über die spezifischen Anforderungen Ihrer Organisation mit sich bringt, können Ihnen dabei helfen, passende Kandidatenprofile zu erstellen.
Daher empfiehlt es sich, beim Aufbau von Kandidaten-Pipelines mit Ihren aktuellen Teammitgliedern zusammenzuarbeiten und sie zu fragen, welche spezifischen Kenntnisse für die jeweilige bezahlte oder ehrenamtliche Position erforderlich sind. Das verschafft Ihnen Einblicke in wichtige Kompetenzen, die von außen schwer zu erkennen sind und die Sie möglicherweise nicht berücksichtigt haben. Außerdem kennen sie vielleicht auch potenzielle zukünftige Kandidat:innen aus ihrem eigenen beruflichen Netzwerk, die Sie in Ihre Pipeline aufnehmen können.
Potenzielle Kandidat:innen kontaktieren.
Sobald Sie potenzielle Kandidat:innen auf LinkedIn gefunden haben, können Sie Kontakt zu ihnen aufnehmen, um herauszufinden, ob Interesse an einer Beschäftigung oder ehrenamtlichen Tätigkeit bei Ihrem Unternehmen besteht.
Um potenziellen Kandidat:innen auf LinkedIn eine Nachricht zu senden, müssen Sie sich zunächst mit ihnen vernetzen.
Senden Sie eine Kontaktanfrage und fügen Sie eine Nachricht hinzu, um Ihre Kontaktaufnahme zu begründen. Schreiben Sie zum Beispiel, dass Sie eine bestimmte Stelle besetzen möchten und diese der Person gerne vorstellen würden. Denken Sie daran, dass Sie nur 300 Zeichen zur Verfügung haben. Schreiben Sie also kurz und prägnant.
Wenn Sie auf LinkedIn Premium upgraden oder LinkedIn Recruiter nutzen, können Sie potenziellen Kandidat:innen, die noch nicht Teil Ihres Netzwerks sind, eine Nachricht senden. LinkedIn Recruiter ist für berechtigte gemeinnützige Organisationen mit einem Rabatt erhältlich und bietet außerdem Zugriff auf weitere Tools wie gebündelte InMail-Nachrichten und KI-gestützte Funktionen. Sind Sie die einzige Person in Ihrem Team, die mit Kandidat:innen Kontakt hat, könnte die vergünstigte Version Recruiter Lite für Sie interessant sein.
Personalisieren Sie Ihre Nachrichten.
Schicken Sie potenziellen Kandidat:innen eine personalisierte Nachricht. Sprechen Sie sie mit Namen an, nennen Sie spezifische Details aus ihrem Profil, die Sie beeindruckt haben, und erwähnen Sie gemeinsame Kontakte. Damit zeigen Sie Kandidat:innen, dass Sie sich über sie informiert haben, was einen positiven Eindruck von Ihrer Organisation hinterlässt, selbst wenn sie nicht an der Stelle interessiert sind.
Erwähnen Sie in Ihrer Nachricht klare nächste Schritte, aber versuchen Sie nicht, Ihre potenziellen Kandidat:innen zu überreden oder zu bedrängen. Wenn Sie noch nicht einschätzen können, ob jemand Interesse hat, vereinbaren Sie einen Termin für ein persönliches Gespräch, um auf Einzelheiten der Stelle einzugehen. Das ist sinnvoller, als einfach nach ihrem Lebenslauf oder weiteren Informationen zu fragen. Machen Sie es Kandidat:innen leicht, mit Ihnen zu kommunizieren.
Fassen Sie nach einiger Zeit nach.
Es kann vorkommen, dass Kandidat:innen ihre Nachrichten bei der Arbeit abrufen und später antworten wollen, es dann aber vergessen. Eventuell haben sie die Nachricht auch einfach übersehen. Höfliches Nachfragen Ihrerseits lässt sie wissen, dass Sie wirklich an ihnen interessiert sind. Vermeiden Sie es jedoch, sich zu früh oder zu oft zu melden, da dies als aufdringlich empfunden werden kann.
Vorlage erstellen.
Vorlagen können Ihnen wertvolle Zeit bei der Kontaktaufnahme sparen − vergessen Sie aber nicht, Ihre Kommunikation anschließend noch zu personalisieren. Hier finden Sie Beispiele, wie das aussehen könnte. Sie können sie gerne kopieren und nutzen:
Kontaktaufnahme
Kontaktanfrage
Verwenden Sie diese Vorlage, um Kandidat:innen zu kontaktieren, an denen Sie interessiert sind, und ihnen weitere Einzelheiten zur Stelle mitzuteilen.
Hallo [Kandidatenname], ich bin auf Ihr Profil aufmerksam geworden und war sehr beeindruckt von [hier persönliche Details einfügen]. Ich würde Ihnen gerne mehr über ein Jobangebot bei [Name Ihrer Organisation] erzählen, das meiner Meinung nach hervorragend zu Ihren Kenntnissen passt.
Erste Kontaktaufnahme
Verwenden Sie diese Vorlage, um Ihre Organisation kurz vorzustellen, das Jobangebot zu beschreiben und die nächsten Schritte zu erläutern.
Hallo [Kandidatenname],
ich wende mich wegen einer freien Stelle bei meiner gemeinnützigen Organisation [Name Ihrer Organisation] an Sie, da diese interessant für Sie sein könnte. Wir suchen derzeit nach einer oder einem neuen [Jobbezeichnung] und ich denke, Sie wären aufgrund [hier persönliche, schmeichelhafte Details einfügen, wie etwa „Ihrer umfangreichen Erfahrung bei der Betreuung von Spender:innen“ oder „des kreativen Gespürs, das Sie bei Ihrer Arbeit erfolgreich unter Beweis stellen“] ideal für diese Stelle geeignet.
[Name Ihrer Organisation] ist eine gemeinnützige Organisation, die [Ihre Mission kurz beschreiben]. Diese Stelle [die Art und wichtigsten Verantwortlichkeiten der Position kurz beschreiben].
Ich würde Ihnen gerne mehr über dieses Jobangebot erzählen. Hätten Sie diese Woche 20 Minuten Zeit für ein kurzes Telefonat?
Ich freue mich, von Ihnen zu hören.
[Ihr Name]
Follow-ups
Follow-up-Nachricht bei ausbleibender Antwort
Verwenden Sie diese Vorlage, um höflich bei vielversprechenden Kandidat:innen nachzuhaken, die nicht auf Ihre erste Nachricht reagiert haben.
Hallo [Kandidatenname],
ich möchte Sie nur kurz an dieses Jobangebot erinnern, da ich denke, dass Ihnen diese Position sehr gefallen würde.
Lassen Sie mich gerne wissen, ob Sie diese Woche Zeit für ein kurzes Telefonat hätten. Ich würde mich freuen, Ihnen mehr über unser Unternehmen zu erzählen − und natürlich darüber, wie Sie uns bei unserer Mission unterstützen könnten: [Ihre Mission kurz zusammenfassen].
Beste Grüße
[Ihr Name]
Follow-up-Nachricht bei Ablehnung des Angebots
Verwenden Sie diese Vorlage, um den Kontakt zu vielversprechenden Kandidat:innen aufrechtzuerhalten, die derzeit nicht interessiert sind.
Hallo [Kandidatenname],
vielen Dank für Ihre Rückmeldung. Ich würde gerne mit Ihnen in Kontakt bleiben, um wieder auf Sie zurückzukommen, wenn in unserem Unternehmen andere Stellen frei werden, die besser zu Ihnen passen könnten. Wären Sie damit einverstanden, dass ich mich in Zukunft erneut bei Ihnen melde?
Wenn Ihnen in der Zwischenzeit jemand aus Ihrem Netzwerk einfällt, die oder der an dieser Stelle interessiert sein könnte, leiten Sie die Jobbeschreibung gerne weiter oder teilen Sie mir den Namen der Person mit.
Ich würde mich freuen, bald wieder von Ihnen zu hören!
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]
Best Practices für die Kontaktaufnahme.
• Senden Sie Ihre Nachricht über Ihr persönliches Profil: Ein Name und ein Gesicht verleihen Ihrer Nachricht eine persönlichere Note und erhöhen die Wahrscheinlichkeit, dass Sie auch eine Antwort erhalten.
• Halten Sie sich kurz: Ihre Nachricht sollte nicht zu lang sein. Stellen Sie sich vor und bringen Sie Ihr Anliegen ohne Umschweife auf den Punkt, um die Aufmerksamkeit der Kandidat:innen zu gewinnen.
• Nutzen Sie bestehende Beziehungen: Wenn Sie gemeinsame Kontakte mit den Kandidat:innen haben, sollten Sie das auch in Ihrer Nachricht ansprechen.
• Zeigen Sie den Mehrwert auf: Gehen Sie darauf ein, warum die Position für die Kandidat:innen interessant sein könnte. So könnten Sie beispielsweise erwähnen, dass die Stelle gut zu ihren Kenntnissen passt oder ihren Werten entspricht.
• Sprechen Sie den nächsten Schritt an: Bitten Sie die Kandidat:innen am Ende Ihrer Nachricht, aktiv zu werden, wie etwa ihr Interesse zu bekunden oder mitzuteilen, ob sie Zeit für ein Telefonat haben, um das Angebot weiter zu besprechen.
• Bieten Sie Möglichkeiten, das Gespräch fortzusetzen: Auch wenn die Kandidat:innen derzeit nicht interessiert sind, sollten Sie deutlich machen, dass sie sich jederzeit wieder bei Ihnen melden können.
Beziehungen zu früheren Kandidat:innen pflegen.
Sobald der Einstellungsprozess für eine Position abgeschlossen ist, sollten Sie nicht gleich zum nächsten Punkt auf ihrer To-do-Liste übergehen. Denn schließlich werden Sie irgendwann wieder auf Personalsuche gehen. Wenn Sie jetzt also ein wenig Vorarbeit leisten und den Kontakt zu vielversprechenden Kandidat:innen und Freiwilligen halten, sparen Sie später wertvolle Zeit.
Daher sollten Sie die am besten geeigneten Personen identifizieren, sich notieren und mit ihnen in Verbindung bleiben:
• Kandidat:innen, die Sie interessieren, denen Sie aber derzeit keine Stelle anbieten können
• Personen, die sich direkt an Ihr Team wenden, weil sie Interesse an Ihrem Unternehmen haben
• Kandidat:innen, die zum Zeitpunkt Ihrer Kontaktaufnahme nicht an einer Stelle interessiert sind, es aber in Zukunft sein könnten, oder solche, die offen für eine ehrenamtliche Tätigkeit sind
• Top-Kandidat:innen, die sich in der Vergangenheit auf eine Stelle beworben oder ein Vorstellungsgespräch hatten, aber damals nicht ausgewählt wurden
Kontakt zu potenziellen Kandidat:innen halten.
Auch wenn Kandidat:innen nicht auf Ihre Nachricht reagiert haben: Melden Sie sich nach einiger Zeit wieder bei ihnen, um wegen künftiger offener Stellen in Kontakt zu bleiben. Möglicherweise wurde Ihre Nachricht übersehen.
Laden Sie Kandidat:innen ein, der LinkedIn Seite Ihrer Organisation zu folgen, damit sie sich über Ihre Arbeit und künftige offene Stellen informieren können.
Folgen Sie Kandidat:innen, mit denen Sie in Kontakt waren, und Personen, von denen Sie glauben, dass sie für künftige Positionen geeignet sein könnten, auf LinkedIn.
Schicken Sie Kandidat:innen, mit denen Sie auf LinkedIn im Gespräch sind, in regelmäßigen Abständen eine Nachricht, um Ihre Organisation in Erinnerung zu rufen. Das kann ein Glückwunsch zu einem beruflichen Meilenstein oder einer besonderen Leistung sein. Sie können ihnen auch etwas weiterleiten, das sie im Zusammenhang mit Ihrer Organisation interessieren könnte, z. B. einen aktuellen Bericht oder eine Einladung zu einer Veranstaltung, bei der sie einige Mitglieder des Teams kennenlernen können.
Hinweis: Das bietet sich besonders bei Führungspositionen an, für die manchmal eine längerfristige Planung und Kontaktpflege nötig ist.
Ihre Kandidaten-Pipeline um potenzielle Kandidat:innen erweitern.
Betrachten Sie alle potenziellen Kandidat:innen, die Sie in Ihre Kandidaten-Pipeline aufgenommen haben, als eine Gelegenheit, Ihr Netzwerk zu erweitern.
Wenn Kandidat:innen selbst kein Interesse an der angebotenen Stelle haben, können Sie versuchen herauszufinden, ob sie vielleicht aber jemanden kennen, die oder der daran interessiert sein könnte. Wenn Sie dann tatsächlich eine Empfehlung erhalten, können Sie diese Person bei der Kontaktaufnahme erwähnen, um gleich den passenden Gesprächseinstieg zu finden.
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